Já aconteceu de você se perder em meio à quantidade de tarefas que precisa realizar? Ou de trabalhar em uma empresa e ter dificuldade de priorização? Essas situações podem ser resolvidas com a matriz GUT.
Muito aplicado no ambiente corporativo, esse método permite ter uma visibilidade maior sobre o que precisa ser feito. Além disso, essa é uma maneira de garantir que as atividades que geram mais resultados para o negócio serão feitas em primeiro lugar.
Então, está buscando uma ferramenta que ajude no seu dia a dia? Leia este post e conheça mais sobre a matriz GUT.
O que é a matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta gerencial que prioriza as estratégias e as tarefas. Aplicada a projetos e fluxos de trabalho, é muito utilizada no ambiente corporativo para definir gravidade, urgência e tendência. Assim, sabe-se o que é realmente importante.
Criada nos anos 1980, usa os 3 critérios já mencionados e atribui uma nota a cada uma das tarefas. Ao final, é feita a multiplicação. A partir dos resultados, chega-se à delimitação do que precisa ser feito.
Nas empresas, essa ferramenta é utilizada para a gestão de projetos, o planejamento estratégico e o gerenciamento de processos. Porém, você também pode utilizá-la na sua rotina, caso seja um MEI ou um autônomo.
Leia mais: Ferramentas de gestão de projetos ágeis
Como aplicar a matriz GUT?
A sigla GUT significa:
- Gravidade: consiste no impacto do problema para os envolvidos, caso ele aconteça ou venha a ocorrer. Assim, avalia-se se será muito grave para o processo, a empresa ou as pessoas;
- Urgência: é o prazo ou o tempo disponível para executar uma ação ou resolver um problema. De modo geral, quanto mais urgente for uma atividade, menos tempo se terá para realizar a atividade;
- Tendência: é o potencial de elevação do problema ou da ação. Ou seja, o quanto ela pode se agravar se nada for feito. Aqui, também é considerada a possibilidade da situação reduzir ou desaparecer.
Conhecendo essas variáveis, você deve aplicar a matriz GUT de acordo com o seguinte passo a passo. Confira!
Liste os projetos
Aponte todos os projetos com os quais você lida no momento. Coloque tudo o que precisa entregar, inclusive o que já está em andamento. O objetivo é saber o que deve fazer e quais são os projetos existentes. Além disso, evita-se esquecer alguns deles.
Pontue cada uma das atividades
De acordo com os critérios da matriz GUT, dê uma nota para cada um dos projetos. Aqui, é preciso considerar as escalas de acordo com as variáveis. No caso da gravidade, os índices seguidos são:
- 1: nada grave;
- 2: pouco grave;
- 3: grave;
- 4: muito grave;
- 5: extremamente grave.
Para urgência, defina da seguinte forma:
- 1: pode esperar;
- 2: pouco urgente;
- 3: urgente, merece atenção;
- 4: muito urgente, isto é, é prioridade zero;
- 5: urgentíssimo e inadiável, o que requer uma ação imediata.
Por fim, tem a tendência. Nesse caso, considere:
- 1: manterá a estabilidade;
- 2: vai piorar em longo prazo;
- 3: vai piorar em médio prazo;
- 4: vai piorar em curto prazo;
- 5: vai piorar de forma imediata.
Calcule a matriz
Para cada uma das atividades ou dos projetos, multiplique as pontuações das 3 variáveis. Quanto mais alto for o resultado, maior será a prioridade. Então, liste em ordem de preferência, conforme a matriz GUT.
Elabore planos de ação
Assim que você fizer todas as etapas anteriores, defina o que fará para resolver os problemas e dar andamento aos projetos. No seu planejamento, é possível definir quem serão os responsáveis, como as situações serão resolvidas e o prazo para conclusão.
Leia mais: O que é 5W2H e como aplicar essa ferramenta para criar um plano de ação
Perceba que a matriz GUT pode ser complementada com outras metodologias. Por exemplo, a análise SWOT. Assim, você terá uma gestão muito mais eficiente dos seus projetos e das suas atividades, tanto no âmbito pessoal quanto profissional.
Então, que tal começar? Aproveite e veja mais informações úteis seguindo os perfis da Mateada no Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Spotify e LinkedIn.
