Dentro da área de gestão empresarial, há diversos métodos e ferramentas que podem ser utilizados para facilitar processos. Ao criar um produto, um serviço ou um novo projeto, o empreendedor se depara com uma série de dúvidas, impasses e inseguranças. E para saná-las, é preciso aplicar ferramentas que ajudem a criar um plano de ação.

O 5w2h é uma metodologia que pode te ajudar durante todo o processo de planejamento estratégico e tático da empresa, contribuindo positivamente com a sua gestão de projetos. Esse checklist de atividades é essencial para que você não se perca.

Quer aprender mais sobre essa técnica incrível e como aplicá-la no dia a dia do seu negócio? Continue com a gente.

O que é a ferramenta 5w2h?

5w2h é uma checklist administrativa de atividades, prazos e responsabilidades, feita para entender um problema ou oportunidade e melhorar a tomada de decisões. O sistema 5w2h ajuda a identificar e priorizar o fluxo de trabalho dos projetos e a gerar planos de ação.

Através de 7 perguntas, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, definindo o que será feito, porque, onde, quando será feito, como, por quem e quanto custará.

A sigla 5w2h é formada pelas iniciais das 7 diretrizes, que significam:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito)
  • How (como será feito?)
  • How much (quanto custará?)

Por que a técnica 5w2h é importante?

Como a ferramenta 5w2h é muito objetiva, ela pode ser usada em negócios de todos os tamanhos e portes. As 7 perguntas da técnica conseguem ser respondidas por qualquer gestor, proporcionando um planejamento mais detalhado e estratégico para a empresa.

Além disso, a 5w2h mantém a equipe alinhada em relação ao escopo do projeto e às etapas que cada um precisa cumprir para atingir o objetivo final.

Como aplicar a ferramenta 5w2h?

Aplicar a ferramenta 5w2h não é complicado: basta criar uma planilha no Excel ou em outro programa similar. Divida a planilha em 7 colunas e anote as perguntas que serão respondidas.

Depois, você deve responder às 7 perguntas. Veja um exemplo da 5w2h:

Tabela 5W2H
Imagem: BCN Treinamentos.com.br

Durante esse processo de aplicação do método, existem algumas dicas que você pode seguir para melhorar seu trabalho. Vamos ver abaixo.

Analise seu negócio e defina objetivos

Antes mesmo de começar a usar esse método, é importante fazer uma análise minuciosa da organização para definir os seus objetivos e estipular um prazo. Algumas ferramentas empresariais permitem fazer essas análises amplas, como as seguintes:

A Matriz SWOT te ajuda a evidenciar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma empresa em um determinado cenário. Já as 5 Forças de Porter avaliam os principais fatores que tornam uma organização competitiva no mercado.

Aplique a ferramenta com a participação de toda a equipe

É essencial que toda a equipe possa participar da criação da 5w2h. Crie a sua ferramenta em um documento, aplicativo ou sistema que seja compartilhável e editável por todos os membros. Isso vai facilitar o acompanhamento das tarefas.

Como exemplo, podemos pensar no Google Planilhas, um programa hospedado na nuvem que salva as atualizações de forma automática e pode ser compartilhado. Outras alternativas incluem o Trello e o Notion.

Faça o acompanhamento do projeto

Mesmo depois de finalizar o projeto, é muito provável que você e sua equipe tenham que retornar para refazer e aprimorar seu 5w2h. No meio do caminho, é possível que vocês se deparem com diversos obstáculos e transformações. Portanto, não se assuste se vocês tiverem que mudar de rota.

O importante é sempre realizar o acompanhamento do projeto e reavaliá-lo. Use as falhas e os imprevistos que aconteceram durante o percurso para aprender e melhorar ainda mais os resultados da sua ferramenta.

Como responder às 7 perguntas?

Agora que você já entendeu como funciona a ferramenta 5w2h, vamos ver como responder às 7 perguntas na prática, da maneira mais assertiva possível.

What? (O que será feito?)

Nessa pergunta, responda qual é o objetivo do projeto. Qual o seu propósito? Desse modo, você conseguirá definir as ações necessárias para chegar lá.

É importante que você especifique o objetivo ao máximo para que ele seja visualizado como possível de ser atingido. Por exemplo, escrever na sua ferramenta que o seu objetivo é aumentar as vendas é vago demais. É preciso especificar, colocando que você quer aumentar as vendas em 50%.

Why? (Por quê?)

Você precisa estabelecer o porquê, afinal, sem um porquê, é difícil convencer os seus colaboradores e até a si mesmo em acreditar na sua empresa. É nesse momento que você deve pensar no propósito do projeto. O que te leva a ir atrás do seu objetivo?

É muito comum que na etapa do “por quê?”, muitos objetivos anteriormente considerados sejam descartados por não terem base suficiente em argumentos sólidos.

Vamos voltar a pensar no exemplo acima. O seu objetivo é aumentar as vendas em 50%, mas por qual motivo? Você quer expandir a empresa para outras cidades e estados? Você quer conseguir parceiros? Deseja se tornar referência no mercado? Reflita sobre isso.

Where? (Onde?)

Em que local esse projeto será desenvolvido? Comece a pensar se ele será feito presencialmente ou totalmente online. Considere se no futuro seus parceiros serão locais ou de outras regiões.

When? (Quando?)

O “quando” está relacionado aos prazos e cronogramas dos entregáveis do projeto. É uma das etapas mais incertas e difíceis de responder, já que você vai estar no início do planejamento. No entanto, não deixe de citar datas, mesmo que você tenha que mudá-las depois.

Who? (Quem?)

Essa etapa do plano de ação do 5w2h deve deixar claro quem são os responsáveis pelas tarefas do projeto. Cite quem vai coordenar e executar cada atividade.

Isso é importante para que o acompanhamento possa ser feito sem complicações. Além disso, o “Who?” também torna fácil o controle de prazos e recursos.

How? (Como?)

Como o projeto será feito, ou seja, quais processos e métodos serão necessários para atingir um objetivo ou implementar uma solução?

Nessa pergunta, é preciso descrever todas as etapas necessárias e atribuí-las para os colaboradores. Você pode criar um framework ou flowchart para ajudar a equipe, além de determinar quais softwares serão utilizados para o projeto.

How much? (Quanto?)

Aqui, você deve escrever uma estimativa dos custos do projeto. Você pode fazer isso descrevendo os custos de cada etapa individualmente primeiro, se quiser.

Além disso, é importante fazer um acompanhamento de contabilidade para verificar se a equipe está seguindo o orçamento estipulado.

Conclusão

A ferramenta 5w2h pode simplificar muito a vida de gestores e gerentes nas empresas, contribuindo com uma estratégia bem planejada e orientada. Não tem mistério! A metodologia é autoexplicativa: basta responder às 7 perguntas. Então, não tenho dúvidas de que você certamente conseguirá aplicá-la.

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