Quem nunca cronometrou o tempo de uma atividade que atire a primeira pedra! Saber quantas horas levamos em uma tarefa específica, é algo muito importante para avaliar a nossa produtividade.
Mas, você sabia que existe uma ferramenta para isso? A Cronoanálise é usada em diferentes empresas para calcular quanto tempo cada pessoa ou setor leva para determinada execução. Neste contexto, quanto mais agilidade nas demandas, menos horas de trabalho serão necessárias em cada uma delas.
Assim, com a Cronoanálise, é possível ter uma dinâmica maior nas atividades, uma vez que ela mensura o tempo aplicado em todos os processos. A ferramenta estimula que as pessoas consigam ter um maior rendimento em um menor período. Para saber mais sobre esse assunto, continue a leitura!
O que é Cronoanálise?
Como dito anteriormente, a Cronoanálise é uma ferramenta avançada que mede o tempo gasto com determinada produção. O seu principal objetivo, é otimizar os processos, gerando maior produtividade, em menos horas de trabalho.
Assim, ela é responsável por avaliar quanto se gasta com cada demanda, sem abdicar da qualidade esperada. Em outras palavras, é possível analisar qual a velocidade que uma pessoa usa em determinada tarefa, sem renunciar aos resultados desejados.
Inclusive, a Cronoanálise permite que cada esforço individual seja mensurado com o máximo de precisão do quesito tempo. Ou seja, além de determinar a capacidade de um setor ou função, é possível também avaliar apenas uma pessoa, ou uma tarefa específica.
Por intermédio dos resultados confiáveis da ferramenta, os negócios, de uma forma geral, colhem as informações necessárias para tomadas de decisão mais assertivas de gestão.
Como a Cronoanálise surgiu?
Embora pareça se tratar de algo novo, a Cronoanálise surgiu no século XX, devido aos estudos avançados de dois teóricos da administração: Frederick Taylor (1856-1915) e Frank Bunker Gilbreth (1885-1924).
Juntos, alinharam a ideia de obter uma gestão de tempo mais avançada, otimizando os gastos necessários com as demandas, conforme o ritmo de cada trabalhador. Ou seja, o objetivo era combinar agilidade com execução, sem perder a qualidade e os resultados esperados.
Assim, mediante observações e pesquisas, os teóricos criaram a Cronoanálise, a ferramenta realiza um diagnóstico de quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída. Com ela, é possível entender de forma detalhada e particular como é a produtividade de cada trabalhador ou setor a frente de uma tarefa específica.
É válido ressaltar que a Cronoanálise surgiu para avaliar a rapidez de uma pessoa ou unidade, sem precisar prescindir do efeito desejado. Ou seja, ela não foi criada para analisar quem é mais rápido, mas sim, quem produz em menos tempo, com a mesma qualidade.
Como aplicar a Cronoanálise?
Para aplicar a Cronoanálise de forma correta, é preciso seguir alguns passos. Confira, a seguir:
1. Identifique os processos e sua etapas
Antes de aplicar a Cronoanálise, você precisa identificar quais são os processos e as suas etapas. Ou seja, além de saber sobre as demandas, é necessário também entender o passo a passo de sua execução.
Essa parte é fundamental, pois existem processos que dependem de uma série de etapas para serem concluídos. Algumas vezes, a Cronoanálise pode mostrar que uma pessoa é ágil em uma etapa e não tão ágil em outras. Por isso, é importante mapear todos os passos de uma atividade.
Uma vez identificadas, as demandas podem ser divididas entre pessoas ou setores, de forma ampla ou fracionada, respeitando os níveis de complexidade. Para você entender melhor, pense, por exemplo, em uma agência de marketing digital.
Normalmente, embora sejam do mesmo setor, a pessoa que cria um design nem sempre é a mesma que o envia para a aprovação do cliente. No entanto, se trata de um mesmo processo, porém em etapas.
2. Calcule o tempo de cada demanda
Após a identificação e distribuição, chegou o momento de calcular o tempo de cada demanda. No entanto, alguns fatores precisam ser considerados como:
- interrupções: se determinado setor lida com interrupções diárias, elas não podem ser consideradas como tempo de atividade registrados pela Cronoanálise;
- pausas obrigatórias: as pausas como café e almoço, por exemplo, também não devem fazer parte do cálculo;
- problemas corriqueiros: se durante um cálculo, houver problemas com a demanda como, por exemplo, impressora que parou de funcionar ou falta de energia no local de trabalho, o cálculo também deve ser interrompido;
- experiência da pessoa: não há como estipular o tempo de execução de uma tarefa com base em uma pessoa que não tem experiência com aquela demanda, por isso, o ideal é distribuir os processos para quem já sabe como conduzi-los.
Ao considerar esses pontos, você pode começar a cronometrar o tempo de execução da tarefa. É possível usar cronômetro do celular ou simplesmente marcar as horas no relógio. Contudo, você deve calcular mais de um ciclo de trabalho, ou seja, o ideal é que o cálculo seja feito considerando um período, por exemplo.
A proposta aqui não é cobrar agilidade, pois isso fará com que o setor ou pessoas responsáveis pela execução tente atropelar as etapas para se sair melhor. Esse, claramente, não é o objetivo. Afinal, você deseja saber o tempo real da produção e não um ilusório, concorda?
Não se esqueça de anotar o tempo a cada fim de ciclo. Ou seja, usando o exemplo anterior, se você está avaliando um setor de design, deve considerar todos os pontos até a aprovação do cliente. Somente após todas as etapas, um ciclo é concluído.
3. Proponha a melhoria com base nos resultados
Ao fim do período de observação e com os resultados em mãos, é o momento de propor melhorias. Em outras palavras, com os cálculos realizados, já é possível entender quais são as demandas que estão com o tempo acima do esperado.
Essa é a hora de avaliar os motivos e se reunir para implementar novas estratégias. Ou seja, voltando ao exemplo usado até aqui, se a criação da arte está demorando mais do que o esperado, é necessário avaliar qual o problema.
Caso você identifique uma lentidão nos computadores ou softwares de edição, é o momento de propor a troca. Se o problema é o briefing do cliente, por exemplo, que está vindo com inconsistências, essa é a oportunidade de rever a situação.
Assim, após a proposta de melhorias, é fundamental realizar novamente os cálculos para avaliar se o tempo se adequou ao esperado para cada demanda. No entanto, vale ressaltar que é preciso considerar a complexidade das tarefas para continuarem sendo feitas com excelência.
4. Padronize os processos
Após refazer os cálculos e chegar ao tempo esperado, é importante padronizar os processos. Isso porque, o grande objetivo da Cronoanálise é otimizar as tarefas. Ou seja, é necessário que todas as pessoas trabalhem da mesma forma, mesmo as que entrarem na equipe após o período de observação.
Com o tempo, se cada pessoa trabalhar do seu jeito, obviamente os cálculos irão sair do padrão, sendo fundamental que todos sejam orientados quanto à padronização. Somente dessa forma, os objetivos e metas serão alcançados.
5. Continue acompanhando os processos
Para garantir que a Cronoanálise gere os resultados esperados, é importante continuar acompanhando os processos a longo prazo. Em outras palavras, não adianta passar pelo período de observação, propor melhorias, padronizar processos e depois abandonar o posto.
Por intermédio da mensuração de resultados é possível saber que o tempo aplicado para cada demanda está sendo cumprido. Obviamente, em alguns casos, eles poderão variar, conforme explicado anteriormente. No entanto, isso não pode ser uma regra.
Inclusive, é essencial acompanhar se a padronização está sendo cumprida e se todos os envolvidos estão comprometidos com o objetivo.
Quais são os benefícios da Cronoanálise?
Os benefícios da Cronoanálise são expressivos, conheça os principais abaixo:
Redução de custos
Nunca uma frase combinou tanto com um método como “tempo é dinheiro” combina com a Cronoanálise. Em outras palavras, apostar nesse recurso é uma forma de tornar processos mais ágeis e escalar pessoas mais bem preparadas para cada função.
Desta forma, os valores investidos em cada demanda ou funcionário são mais bem aproveitados. Inclusive, por intermédio das otimizações após o período de observação, é possível que as tarefas sejam realizadas em menos horas de trabalho, aproveitando o tempo que sobra para outras execuções.
Aumento da produtividade
O aumento da produtividade é um dos benefícios mais relevantes da Cronoanálise. Isso porque, quando se chega a um padrão de tempo e percebe-se que é possível executar mais em menos horas, se amplia a produtividade.
Além disso, quando se padroniza processos são definidos parâmetros que tornam as dinâmicas mais adequadas, resultando em maior eficiência nas execuções.
Melhoria nos indicadores de desempenho
Todo indicador de desempenho pode ajudar um negócio. No entanto, a Cronoanálise é fundamental para se ter o entendimento exato do tempo que se espera para cada uma das tarefas.
Assim, por intermédio dela, se tem um indicador de desempenho real que permite uma avaliação contínua da produtividade. Inclusive, ajuda a avaliar os resultados esperados das demandas.
Entendeu tudo sobre a Cronoanálise?
Com este conteúdo, espero que tenha ficado claro que a Cronoanálise pode auxiliar e muito no controle de tempo e esforço de uma atividade. Entretanto, é importante deixar claro que a finalidade da ferramenta é melhorar as execuções e não tornar os processos mais ágeis sem considerar a qualidade.
Em outras palavras, é fundamental ter em mente que usar esse método é essencial para estabelecer parâmetros confiáveis que vão além dos números. Ou seja, a Cronoanálise tem um grande potencial para melhorar a produtividade e escalar equipes corretas para determinada tarefa.
O mais interessante quando falamos dessa ferramenta é que a forma de utilizá-la não depende de grandes recursos. É possível aplicá-la usando somente um celular ou relógio, por exemplo. Só não se esqueça de anotar os resultados, combinado?
Se ainda houver dúvidas sobre o assunto, ou quiser colaborar com este conteúdo de alguma forma, deixe as suas impressões abaixo. Mas, corre, pois estou cronometrando quanto tempo você leva para fazer isso! Até a próxima!
